Une entreprise doit garder ses documents :
- en cas de contrôle de la part de l’administration fiscale, de l’Urssaf ou encore de l’Inspection du travail,
- en cas de désaccord avec un tiers (fournisseur, client, collègue…) pour attester de sa bonne foi,
- en cas d’affaires portées devant la justice (litige, succession, redressement…)
La durée de conservation varie selon le type de document. Sur son site « service-public.fr », le gouvernement précise le nombre d’années prévues pour les éléments suivants :
- le document civil et commercial (document bancaire, contrat conclu par voie électronique…),
- la pièce comptable (registre comptable, bon de commande…),
- le document fiscal (impôt sur le revenu, cotisation foncière…),
- le document social (compte annuel, statut d’une société…),
- le document relatif à la gestion du personnel (bulletin de paie, déclaration d’accident du travail…).
Pour aider les entreprises à y voir plus clair, un simulateur est mis à la disposition de chacun. L’utilisateur se verra indiquer une « durée minimale durant laquelle il est prudent de garder le document ».
En savoir plus :
